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शोध अध्ययन – आरएस#2:

आईआरएस टेलीफोन सेवा में सुधार: बड़े सरकारी और निजी क्षेत्र के कॉल सेंटरों द्वारा उपयोग की जाने वाली सर्वोत्तम अभ्यास प्रक्रियाओं और उपायों की समीक्षा

 

टीएएस अनुशंसाएँ और आईआरएस प्रतिक्रियाएँ

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टीएएस अनुशंसा #2-1

LOS फ़ॉर्मूले को संशोधित करें ताकि यह कुल कॉल प्रयासों का एक फ़ंक्शन हो और गणना में स्वचालन के माध्यम से उत्तर दिए गए कॉल शामिल हों। यह फ़ॉर्मूला न केवल करदाता अनुभव का अधिक प्रतिनिधि होगा, बल्कि यह उन फ़ोन लाइनों के बीच बेहतर तुलना करने की अनुमति देगा जो केवल लाइव असिस्टर का उपयोग करते हैं और फ़ोन लाइनें जो लाइव असिस्टर और स्वचालन दोनों का उपयोग करती हैं।

सिफ़ारिश पर आईआरएस की प्रतिक्रिया: 2023 में, IRS ने TAS सहित IRS से एक टीम बनाई, ताकि करदाताओं के अनुभव के लिए सेवा के मौजूदा स्तर (LOS) को बेहतर माप के साथ संभावित रूप से बदला जा सके। इस टीम ने अंतरराष्ट्रीय, निजी और सार्वजनिक निगमों सहित अन्य सरकारी एजेंसियों के साथ एक अध्ययन किया, ताकि यह पता लगाया जा सके कि वे अपने ग्राहकों को फ़ोन सेवाओं को कैसे मापते हैं। अध्ययन का नतीजा यह था कि IRS वित्त वर्ष 2025 के दौरान नए प्रस्तावित मीट्रिक का परीक्षण और आधार रेखा बनाएगा और वित्त वर्ष 2026 के दौरान इसे लागू करेगा।

सुधर करने हेतु काम: 2023 में, IRS ने TAS सहित IRS से एक टीम बनाई, ताकि करदाताओं के अनुभव के लिए सेवा के मौजूदा स्तर (LOS) को बेहतर माप के साथ संभावित रूप से बदला जा सके। इस टीम ने अंतरराष्ट्रीय, निजी और सार्वजनिक निगमों सहित अन्य सरकारी एजेंसियों के साथ एक अध्ययन किया, ताकि यह पता लगाया जा सके कि वे अपने ग्राहकों को फ़ोन सेवाओं को कैसे मापते हैं। अध्ययन का नतीजा यह था कि IRS वित्त वर्ष 2025 के दौरान नए प्रस्तावित मीट्रिक का परीक्षण और आधार रेखा बनाएगा और वित्त वर्ष 2026 के दौरान इसे लागू करेगा।

टीएएस प्रतिक्रिया: टीएएस वित्त वर्ष 2025 और वित्त वर्ष 2026 में कार्यान्वयन के दौरान नए प्रस्तावित मीट्रिक के परीक्षण और आधारभूत मूल्यांकन के परिणामों की समीक्षा करने के लिए तत्पर है। हम आशा करते हैं कि इससे मूल्यवान अंतर्दृष्टि मिलेगी और प्रभावशाली परिणाम सामने आएंगे।

गोद लिया गया, आंशिक रूप से गोद लिया गया या नहीं गोद लिया गया: गोद लिया

खुला या बंद: प्रारंभिक

कार्रवाई की नियत तिथि (यदि खुला छोड़ दिया जाए): 9/30/2026

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टीएएस अनुशंसा #2-2

प्रथम संपर्क समाधान (FCR) को मापने के लिए एक प्रक्रिया लागू करें।

सिफ़ारिश पर आईआरएस की प्रतिक्रिया: आईआरएस ने संपर्क समाधान को मापने के लिए एक प्रक्रिया को लागू करने के लिए 2023 में काम करना शुरू किया। इस प्रक्रिया में दो अलग-अलग दृष्टिकोणों का उपयोग किया जाता है, एक जो संतुष्टि सर्वेक्षणों के लिए करदाता की प्रतिक्रिया का उपयोग करता है जो “मेरी ज़रूरतें पूरी हुईं” और “क्या यह बातचीत भविष्य में संपर्क की आवश्यकता को रोक देगी?” के साथ सहमति दर्शाता है। संपर्क समाधान प्रतिशत कर कानून और लेखा सर्वेक्षण के लिए ग्राहक अनुभव सर्वेक्षण से इन सवालों के जवाबों पर आधारित है। यह एक त्रैमासिक मीट्रिक है और करदाता अनुभव को ट्रैक करने के लिए आईआरएस द्वारा उपयोग किए जाने वाले उपायों के सूट को पूरक करता है।

दूसरे दृष्टिकोण में प्रथम स्पर्श समाधानों को मापने के लिए अनुसंधान शामिल है, जो करदाता द्वारा हमारे सिस्टम में दर्ज एक इनबाउंड फोन कॉल या कार्यालय यात्रा के उदाहरण हैं, जबकि टचपॉइंट घटना के बाद 90 दिनों के भीतर कोई अन्य टेलीफोन कॉल या कार्यालय यात्रा मौजूद नहीं थी।

प्रथम स्पर्श समाधान दर, किसी निश्चित अवधि में खाता प्रबंधन प्रणाली में दर्ज करदाताओं के फोन कॉल और कार्यालय यात्राओं की कुल संख्या के लिए प्रथम स्पर्श समाधान के रूप में वर्गीकृत करदाता घटनाओं का अनुपात है। यह एक वार्षिक मीट्रिक है।

सुधर करने हेतु काम: आईआरएस ने संपर्क समाधान को मापने के लिए एक प्रक्रिया को लागू करने के लिए 2023 में काम करना शुरू किया। इस प्रक्रिया में दो अलग-अलग दृष्टिकोणों का उपयोग किया जाता है, एक जो संतुष्टि सर्वेक्षणों के लिए करदाता की प्रतिक्रिया का उपयोग करता है जो “मेरी ज़रूरतें पूरी हुईं” और “क्या यह बातचीत भविष्य में संपर्क की आवश्यकता को रोक देगी?” के साथ सहमति दर्शाता है। संपर्क समाधान प्रतिशत कर कानून और लेखा सर्वेक्षण के लिए ग्राहक अनुभव सर्वेक्षण से इन सवालों के जवाबों पर आधारित है। यह एक त्रैमासिक मीट्रिक है और करदाता अनुभव को ट्रैक करने के लिए आईआरएस द्वारा उपयोग किए जाने वाले उपायों के सूट को पूरक करता है।

दूसरे दृष्टिकोण में प्रथम स्पर्श समाधानों को मापने के लिए अनुसंधान शामिल है, जो करदाता द्वारा हमारे सिस्टम में दर्ज एक इनबाउंड फोन कॉल या कार्यालय यात्रा के उदाहरण हैं, जबकि टचपॉइंट घटना के बाद 90 दिनों के भीतर कोई अन्य टेलीफोन कॉल या कार्यालय यात्रा मौजूद नहीं थी।

प्रथम स्पर्श समाधान दर, किसी निश्चित अवधि में खाता प्रबंधन प्रणाली में दर्ज करदाताओं के फोन कॉल और कार्यालय यात्राओं की कुल संख्या के लिए प्रथम स्पर्श समाधान के रूप में वर्गीकृत करदाता घटनाओं का अनुपात है। यह एक वार्षिक मीट्रिक है

टीएएस प्रतिक्रिया: टीएएस इस विकास का समर्थन करता है और डेटा की समीक्षा करने के लिए तत्पर है। टीएएस इस बारे में अपडेट चाहता है कि हम डेटा कब उपलब्ध होने की उम्मीद कर सकते हैं।

गोद लिया गया, आंशिक रूप से गोद लिया गया या नहीं गोद लिया गया: गोद लिया

खुला या बंद: प्रारंभिक

कार्रवाई की नियत तिथि (यदि खुला छोड़ दिया जाए): 1/31/2026

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टीएएस अनुशंसा #2-3

यदि करदाता सहमत हो तो सभी कॉल करने वालों को एक अलग कॉल में सर्वेक्षण की पेशकश करें। क्योंकि जब कॉल पूरा होने के बाद IRS कॉल करने वाले को सर्वेक्षण में स्थानांतरित करता है तो डिस्कनेक्शन का जोखिम होता है, इसलिए एक अलग कॉल से प्रतिक्रिया दर अधिक हो सकती है। सभी कॉल करने वालों को सर्वेक्षण की पेशकश करके, IRS अधिक प्रतिक्रिया प्राप्त कर सकता है जो आबादी का अधिक प्रतिनिधित्व कर सकता है।

सिफ़ारिश पर आईआरएस की प्रतिक्रिया: आईआरएस हमारी टोल-फ्री फोन सेवाओं का उपयोग करते समय अनुभवों को बेहतर बनाने के लिए करदाताओं की प्रतिक्रिया एकत्र करने के अवसरों का विस्तार करने में रुचि रखता है। आईआरएस लगातार कुछ टोल-फ्री कॉलर्स को ग्राहक संतुष्टि और अनुभव सर्वेक्षणों में भाग लेने के लिए चुनता है और आमंत्रित करता है। यह प्रतिनिधि या वॉयसबोट से बात करने के तुरंत बाद चुनिंदा कॉलर्स को सर्वेक्षण में भाग लेने के लिए आमंत्रित करने के लिए एक स्वचालित इंटरैक्टिव वॉयस रिकॉग्निशन सिस्टम का उपयोग करता है। सर्वेक्षण का उद्देश्य यह पहचानना है कि करदाता सेवाओं के टोल-फ्री कर्मचारी और प्रबंधक ग्राहक सेवा को बेहतर बनाने के लिए क्या कर सकते हैं और समय के साथ टेलीफोन सेवा विशेषताओं के साथ कॉल करने वालों की संतुष्टि को ट्रैक कर सकते हैं। एक अलग सर्वेक्षण कॉल करने वालों के लिए एक दोहराव और एक अतिरिक्त कदम होगा।

सुधर करने हेतु काम: एन / ए

टीएएस प्रतिक्रिया: टीएएस ने इस सिफारिश को वर्तमान सर्वेक्षण विधियों के अतिरिक्त नहीं बनाया, बल्कि वर्तमान विधि को प्रतिस्थापित करने का इरादा किया। जैसा कि रिपोर्ट में उल्लेख किया गया है, जबकि करदाताओं द्वारा सभी सात प्रश्नों के लिए 70 प्रतिशत से अधिक सकारात्मक अनुभव की रिपोर्ट करना उत्साहजनक है, यह केवल 4,721 उत्तरदाताओं की राय को दर्शाता है, जो लगभग 1.9 प्रतिशत प्रतिक्रिया दर के बराबर है।

गोद लिया गया, आंशिक रूप से गोद लिया गया या नहीं गोद लिया गया: अपनाया नहीं गया

खुला या बंद: बन्द है

कार्रवाई की नियत तिथि (यदि खुला छोड़ दिया जाए): एन / ए

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टीएएस अनुशंसा #2-4

लाइव चैट कार्यक्षमता लागू करें, जो कॉल को पुनर्निर्देशित कर सके और करदाताओं को तीव्र सेवा प्रदान कर सके।

सिफ़ारिश पर आईआरएस की प्रतिक्रिया:आईआरएस ने कहा कि यह सिफारिश पहले ही लागू की जा चुकी है।

टैक्सपेयर सर्विसेज ने इलेक्ट्रॉनिक उत्पाद और सेवा सहायता के लिए एक अप्रमाणित चैटबॉट तैनात किया है, जिसमें 5 दिसंबर, 2024 को लाइव चैट तक आगे बढ़ने का विकल्प है। इसमें शामिल विषय थे आईआरएस ई-फाइल एप्लीकेशन, ट्रांसमीटर कंट्रोल कोड और इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग सिस्टम। सफलता के आधार पर, टैक्सपेयर सर्विसेज अंतरराष्ट्रीय विषयों के लिए लाइव चैट का विस्तार करने की संभावना तलाश रही है।

सुधर करने हेतु काम: एन / ए

टीएएस प्रतिक्रिया: टीएएस चैट सुविधाओं को और आगे बढ़ाने के लिए आईआरएस की प्रतिबद्धता की सराहना करता है तथा भविष्य में इसमें और वृद्धि होने की आशा करता है।

गोद लिया गया, आंशिक रूप से गोद लिया गया या नहीं गोद लिया गया: गोद लिया

खुला या बंद: बन्द है

कार्रवाई की नियत तिथि (यदि खुला छोड़ दिया जाए): एन / ए