कोविड-19 महामारी की शुरुआत से ही, IRS कागजी कर रिटर्न की प्रोसेसिंग में लगभग एक साल पीछे रह गया है। 18 मार्च, 2022 तक, कागजी रिटर्न का बैकलॉग लगभग 15 मिलियन था। अधिकांश करदाताओं को रिफंड मिलता है, इसलिए रिटर्न प्रोसेसिंग में देरी का मतलब आम तौर पर रिफंड में देरी होता है। रिफंड में देरी से कई लोगों को निराशा हुई है और कुछ लोगों को आर्थिक तंगी का सामना करना पड़ा है, जिसमें संभावित रूप से बेदखली, उपयोगिता बंद होना और भोजन और दवाइयों का खर्च उठाने में असमर्थता शामिल है।

अन्य मामलों में, प्रसंस्करण में देरी के कारण करदाता द्वारा वर्तमान फाइलिंग का प्रमाण और कर प्रतिलेख प्रस्तुत करने में असमर्थता के कारण ऋण आवेदनों पर प्रतिकूल प्रभाव पड़ा है, जिसमें बंधक, व्यक्तिगत या व्यावसायिक ऋण और यहां तक ​​कि छात्र वित्तीय सहायता के लिए आवेदन भी शामिल हैं।

जब मैंने जनवरी में अपनी वार्षिक रिपोर्ट जारी की थी, तो मैंने कहा था कि कागज़ IRS का क्रिप्टोनाइट है और IRS उसमें दबी हुई है। कागज़ रिटर्न इतने चुनौतीपूर्ण होने का कारण यह है कि IRS ने अभी तक उन्हें मशीन से पढ़ने की तकनीक लागू नहीं की है, इसलिए प्रत्येक कागज़ रिटर्न पर प्रत्येक अंक को किसी कर्मचारी द्वारा IRS सिस्टम में मैन्युअल रूप से कीस्ट्रोक किया जाना चाहिए।

ऐसा होना ज़रूरी नहीं है। पिछले दो दशकों के दौरान, राज्य कर एजेंसियाँ कागज़ पर टैक्स रिटर्न भरने की प्रक्रिया को स्वचालित करने के लिए स्कैनिंग तकनीक का इस्तेमाल कर रही हैं। उस दौरान, आईआरएस ने स्कैनिंग तकनीक को लागू करने के सवाल पर विचार किया, उसे अस्वीकार किया, प्रस्ताव दिया, पुनर्विचार किया, आंशिक रूप से लागू किया और स्थगित किया।

कल, मैंने एक करदाता अधिवक्ता निर्देश (TAD) जारी किया, जिसमें IRS को अगले फाइलिंग सीजन के लिए 2-D बारकोडिंग लागू करने के लिए कर सॉफ्टवेयर उद्योग के साथ काम करने का निर्देश दिया गया। TAD ने IRS को अगले फाइलिंग सीजन के लिए ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन (OCR) या इसी तरह की तकनीक को लागू करने का भी निर्देश दिया, यदि संभव हो तो, या यदि नहीं, तो अगले फाइलिंग सीजन के लिए। इस ब्लॉग में, मैं समस्या का अवलोकन प्रदान करूँगा और मुझे लगता है कि IRS को इसे हल करने के लिए क्या करना चाहिए।

समस्या: आईआरएस कर्मचारियों को कागजी टैक्स रिटर्न से प्रत्येक अंक को आईआरएस सिस्टम में दर्ज करना होगा

हालाँकि कोविड-19 महामारी के कारण कुछ करदाताओं को अपने रिटर्न ई-फाइल करने में देरी हुई है, लेकिन सबसे ज़्यादा देरी उन करदाताओं को हुई है जिन्होंने मूल रिटर्न कागज़ पर दाखिल किए हैं या जिन्होंने संशोधित रिटर्न दाखिल किए हैं, जिन्हें आम तौर पर इलेक्ट्रॉनिक रूप से जमा किए जाने पर भी कागज़ के रिटर्न के रूप में संसाधित किया जाता है। पिछले साल, आईआरएस को लगभग 17 मिलियन पेपर फॉर्म 1040, 4 मिलियन से ज़्यादा फॉर्म 1040-X और लाखों पेपर बिजनेस रिटर्न मिले।

इन रिटर्न को प्रोसेस करने में देरी आईआरएस की पुरानी डेटा इनटेक प्रक्रिया के कारण होती है। आईआरएस का सबमिशन प्रोसेसिंग फंक्शन आज 1960 के दशक में डेटा ट्रांसक्रिप्शन की छवि को दर्शाता है - सूचना युग से पहले। कर्मचारी सभी पेपर टैक्स रिटर्न को मैन्युअल रूप से ट्रांसक्राइब करते हैं। ट्रांसक्रिप्शन में रिटर्न पर प्रत्येक अंक और प्रत्येक अक्षर को कीस्ट्रोक करना शामिल है। मध्यम रूप से जटिल रिटर्न के लिए, कई सौ अंकों को ट्रांसक्राइब करने की आवश्यकता हो सकती है। अधिक फॉर्म और शेड्यूल वाले लंबे रिटर्न के लिए, अंकों की संख्या 1,000 अंकों के करीब या उससे अधिक हो सकती है।

वर्ष 2022 में, यह सिर्फ पागलपन नहीं लगता। यह पागलपन है।

समाधान: पेपर रिटर्न को मशीन से पढ़ने के लिए स्कैनिंग तकनीक को लागू करना

सौभाग्य से, दो प्रकार की स्कैनिंग तकनीकें हैं जो आईआरएस को पेपर रिटर्न को “मशीन रीड” करने और मैन्युअल डेटा एंट्री की आवश्यकता को कम करने की अनुमति देंगी। स्कैनिंग तकनीक रिटर्न प्रोसेसिंग को गति देगी, ट्रांसक्रिप्शन त्रुटियों को काफी हद तक कम या खत्म कर देगी, और आईआरएस को डेटा एंट्री जॉब्स से कर्मचारियों को दूसरे पदों पर फिर से नियुक्त करने में सक्षम बनाएगी, जिससे अंततः श्रम लागत में लाखों डॉलर की बचत होगी। वर्तमान में स्कैनिंग तकनीक के दो प्रमुख प्रकार हैं: (i) 2-डी बारकोडिंग और (ii) ओसीआर।

2-डी बारकोडिंग और आईआरएस की 20 साल की अनिर्णयता

जब कोई ग्राहक किराने की दुकान या फार्मेसी से कोई उत्पाद खरीदता है, तो उत्पाद पर आम तौर पर एक बारकोड लगा होता है जिसे चेकआउट लाइन पर स्कैन किया जा सकता है। इसी तरह, जब कोई करदाता टैक्स रिटर्न सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके टैक्स रिटर्न तैयार करता है, तो सॉफ़्टवेयर कंपनियाँ आम तौर पर रिटर्न पर 2-डी बारकोड लगा सकती हैं जो रिटर्न डेटा को मशीन-पठनीय रूप में एनकोड करता है। फिर IRS बारकोड को स्कैन कर सकता है - जैसे सुपरमार्केट या फ़ार्मेसी करता है - और डेटा को डिजिटल फ़ॉर्म में बदल सकता है जो IRS को ई-फ़ाइल किए गए रिटर्न की तरह रिटर्न को प्रोसेस करने की अनुमति देगा।

2-डी बारकोडिंग तकनीक अच्छी तरह से स्थापित है। 2002 में - पूरे दो दशक पहले - हमने रिपोर्ट की थी कि 17 राज्य टैक्स रिटर्न सॉफ़्टवेयर से तैयार किए गए लेकिन कागज़ पर दाखिल किए गए रिटर्न के लिए 2-डी बारकोडिंग का उपयोग कर रहे थे, और हमने आईआरएस को भी ऐसा करने पर विचार करने की सिफारिश की थी। उस समय, आईआरएस ने फॉर्म 2 में 1040-डी बारकोड को शामिल करने की हमारी सिफारिश से असहमति जताई थी, जिसमें कहा गया था कि ऐसा करने से करदाताओं को ई-फाइलिंग में बदलने का लक्ष्य कमज़ोर हो जाएगा। हालाँकि, 2003 में, आईआरएस ने अन्य कर फ़ॉर्म के लिए 2-डी प्रोजेक्ट पर टैक्स रिटर्न सॉफ़्टवेयर डेवलपर्स के साथ काम करना शुरू कर दिया था, और आईआरएस ने शेड्यूल K-2 सहित कुछ फ़ॉर्म के लिए 1-डी बारकोडिंग को लागू किया है।

2014 में, IRS ने फॉर्म 2 के लिए 1040-डी बारकोडिंग के बारे में अपनी स्थिति को उलट दिया, कांग्रेस से अनुरोध किया कि वह उन करदाताओं को आवश्यक बनाने का अधिकार प्रदान करे जो अपने रिटर्न को सॉफ़्टवेयर के साथ तैयार करते हैं लेकिन उन्हें कागज़ पर दाखिल करते हैं, ताकि वे अपने रिटर्न को स्कैन करने योग्य 2-डी बारकोड के साथ प्रिंट कर सकें। 2018 में, करदाता प्रथम अधिनियम के सदन द्वारा पारित संस्करण में 2-डी बारकोडिंग की आवश्यकता का प्रावधान था। उस समय तक, IRS ने फिर से अपनी स्थिति बदल दी थी। हमें बताया गया है कि IRS ने OCR जैसी वैकल्पिक स्कैनिंग तकनीकों को अपनाने के लिए लचीलापन देने के लिए कानून से प्रावधान को हटाने का अनुरोध किया था। कांग्रेस ने करदाता प्रथम अधिनियम के अंतिम संस्करण से प्रावधान को हटा दिया, लेकिन IRS ने अभी भी फॉर्म 1040 के लिए किसी भी प्रकार की स्कैनिंग तकनीक को लागू नहीं किया है।

इस प्रकार, 20 साल एक तिहाई से अधिक राज्य पहले से ही 2-डी बारकोडिंग का उपयोग कर रहे थे, 18 साल राष्ट्रीय करदाता अधिवक्ता ने शुरुआत में फॉर्म 1040 के लिए इसकी सिफारिश की थी, 8 साल ट्रेजरी विभाग द्वारा कांग्रेस से अनुरोध किए जाने के बाद कि वह आईआरएस को 2-डी बारकोडिंग अनिवार्य करने का अधिकार प्रदान करे, तथा 4 साल कांग्रेस द्वारा यह प्राधिकार प्रदान करने की मांग करने और आईआरएस द्वारा अपना रुख बदलने के बाद, कर प्रणाली स्वयं को ऐसे संकट में पाती है जो कम से कम इस हद तक मौजूद नहीं होता, यदि 2-डी बारकोडिंग या समान तकनीक लागू की गई होती।

TAS के विश्लेषण के आधार पर, पिछले दो वर्षों में कागज़ पर प्रस्तुत और संसाधित किए गए व्यक्तिगत आयकर रिटर्न का 50%-60% टैक्स रिटर्न सॉफ़्टवेयर के साथ तैयार किया गया था और यदि 2-डी बारकोड जोड़े गए तो उन्हें ट्रांसक्राइब करने की आवश्यकता नहीं होगी। जबकि IRS ने 2022 के अंत से पहले बैकलॉग के माध्यम से काम करने की योजना की घोषणा की है, यह स्पष्ट नहीं है कि यह ऐसा करने में सक्षम होगा। जनवरी 2 से शुरू होने वाले पेपर रिटर्न के लिए 2023-डी बारकोडिंग को लागू करना अगले साल जारी बैकलॉग के खिलाफ एक बीमा पॉलिसी के रूप में काम करेगा क्योंकि ट्रांसक्रिप्शन की आवश्यकता वाले नए पेपर रिटर्न की आमद कम हो जाएगी। भले ही IRS इस साल अपने बैकलॉग के माध्यम से काम करने में कामयाब हो जाए, लेकिन 2-डी बारकोडिंग भविष्य के वर्षों में प्रसंस्करण समय और लागत को कम कर देगा, जो IRS को सबमिशन प्रोसेसिंग कर्मचारियों को अन्य काम करने के लिए फिर से नियुक्त करने की अनुमति देगा।

ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकॉग्निशन टेक्नोलॉजी

OCR एक नई तकनीक है जिसके 2-D बारकोडिंग की तुलना में अलग-अलग फायदे और नुकसान हैं। इसका मुख्य लाभ यह है कि इसका उपयोग मशीन द्वारा पढ़ने के लिए किया जा सकता है सब कागज़ के रिटर्न, जिसमें हाथ से तैयार किए गए रिटर्न भी शामिल हैं। इसका मुख्य नुकसान यह है कि यह कम सटीक है। उदाहरण के लिए, एक “1” और एक “7” एक जैसे दिख सकते हैं, इसलिए OCR अंक को गलत तरीके से पढ़ सकता है। हालाँकि, OCR तकनीक अभी भी मैन्युअल डेटा ट्रांसक्रिप्शन की तुलना में अधिक सटीक होनी चाहिए क्योंकि एक कर्मचारी को न केवल “1” और “7” के बीच अंतर करने में समान कठिनाई होगी, बल्कि समय-समय पर गलती से गलत कुंजी भी दबानी होगी। पिछले साल, IRS कर्मचारियों ने लगभग 22 प्रतिशत पेपर रिटर्न में ट्रांसक्रिप्शन त्रुटियाँ कीं।

राज्य कर एजेंसियों के साथ चर्चा में, हमें बताया गया है कि कुछ राज्य 2-डी बारकोडिंग और ओसीआर दोनों का उपयोग करते हैं। जहां रिटर्न सॉफ्टवेयर से तैयार किया जाता है और बारकोड लगाया जा सकता है, वहां बारकोड लगभग 100 प्रतिशत सटीकता प्रदान करता है। जहां रिटर्न सॉफ्टवेयर से तैयार नहीं किया जाता है या बारकोड पढ़ा नहीं जा सकता है (जैसे, जहां करदाता का टोनर कार्ट्रिज खत्म हो गया है या बारकोड धुंधला हो गया है), ओसीआर का उपयोग किया जाता है, और इसकी सटीकता के स्तर के थोड़ा कम होने के बावजूद, यह अभी भी मैनुअल डेटा ट्रांसक्रिप्शन की आवश्यकता को कम करता है और गलत कुंजी दबाने में केवल मानवीय भूल के कारण होने वाली त्रुटियों को समाप्त करता है।

निष्कर्ष

आईआरएस को कर प्रशासन सूचना प्रौद्योगिकी प्रथाओं में अग्रणी होना चाहिए, लेकिन कई वर्षों से फंडिंग सीमाओं और प्रबंधन चुनौतियों के संयोजन के कारण, यह ऐसा नहीं है। कागजी कर रिटर्न डेटा की पुरानी कीस्ट्रोकिंग एक केस स्टडी है। बीस साल पहले, कम से कम 17 राज्यों ने उस कार्य को स्वचालित कर दिया था, फिर भी आईआरएस अभी भी ऐसा करने में कामयाब नहीं हुआ है।

यदि आवश्यकता आविष्कार की जननी हो सकती है, तो कोविड-19 महामारी के परिणामस्वरूप अभूतपूर्व पेपर रिटर्न बैकलॉग को देखते हुए आईआरएस को पेपर टैक्स रिटर्न की प्रोसेसिंग को स्वचालित करने के लिए तत्काल कदम उठाने चाहिए - दो साल या तीन साल में नहीं बल्कि आगामी फाइलिंग सीजन से इसकी शुरुआत करनी चाहिए। लाखों करदाताओं के लिए टैक्स रिफंड का समय पर भुगतान इस पर निर्भर करता है।