इस महीने की शुरुआत में, मैंने कैनसस सिटी में IRS कैंपस में एक सप्ताह बिताया और कैंपस कर्मचारियों और सर्ज टीमों को IRS के पेपर इन्वेंट्री बैकलॉग को प्रोसेस करने में मदद की। IRS अधिकारियों को यह करने के लिए कहा गया था, आंशिक रूप से महत्वपूर्ण कार्य में सहायता करने के लिए, आंशिक रूप से हमारे कर्मचारियों का समर्थन करने के लिए जो पिछले दो वर्षों से अथक परिश्रम कर रहे हैं, और आंशिक रूप से IRS के सामने आने वाली पेपर-प्रोसेसिंग चुनौतियों और पूरी एजेंसी पर उनके प्रभाव को बेहतर ढंग से समझने के लिए। यह एक ज्ञानवर्धक अनुभव था।

राष्ट्रीय करदाता अधिवक्ता के रूप में, मेरी वैधानिक जिम्मेदारियों में करदाताओं के सामने आने वाली गंभीर समस्याओं की पहचान करना और उन्हें हल करने के लिए सिफारिशें करना शामिल है। पिछले दो फाइलिंग सत्रों से, मैंने करदाताओं और कर पेशेवरों द्वारा अनुभव की गई चुनौतियों पर ध्यान केंद्रित किया है, जैसे अपर्याप्त फोन सेवा, मूल और संशोधित रिटर्न के कागज़ात को संसाधित करने में देरी, विभिन्न मुद्दों के लिए निलंबित किए गए ई-फाइल किए गए रिटर्न में देरी, पत्राचार में देरी और गलत या पुराने नोटिस, और मैंने इन चुनौतियों का समाधान करने के लिए सिफारिशें प्रदान की हैं। मैंने कई मौकों पर कहा है कि कागज़ IRS का क्रिप्टोनाइट है, और एजेंसी इसमें दबी हुई है। कैनसस सिटी कैंपस उस अभिव्यक्ति का प्रतीक है।

पिछले वर्ष के दौरान, आईआरएस ने इन्वेंट्री बैकलॉग को कम करने के लिए कई कदम उठाए हैं, जिसमें अतिरिक्त कर्मचारियों को काम पर रखना, सबमिशन प्रोसेसिंग और अकाउंट मैनेजमेंट में सहायता के लिए अन्य कार्यों से कर्मचारियों को फिर से नियुक्त करना और बाहरी सलाहकारों का उपयोग करना शामिल है। चूँकि अधिकांश कागज़ कंप्यूटर में स्कैन नहीं किए जाते हैं, इसलिए कर्मचारी मैन्युअल रूप से रिटर्न और पत्राचार को प्रोसेस करते हैं, प्रत्येक दस्तावेज़ से अंकों को आईआरएस सिस्टम में मैन्युअल रूप से कीस्ट्रोक करते हैं, और रसीद से लेकर स्टोरेज तक पूरी प्रक्रिया के माध्यम से रिटर्न को मैन्युअल रूप से आगे बढ़ाते हैं। करदाता और कर्मचारी अपर्याप्त वित्त पोषण और अपर्याप्त स्टाफ के कारण इस कठिन समय में फंस गए हैं।

महामारी की शुरुआत में और 2020 के फाइलिंग सीजन के चरम पर, आयुक्त ने कर्मचारियों के स्वास्थ्य और सुरक्षा के लिए आईआरएस कार्यालय और परिसर बंद कर दिए। जून 2020 में, हमारे परिसर के कर्मचारियों को 2020 फाइलिंग सीजन (2019 कर रिटर्न) के लिए प्रसंस्करण कार्य को फिर से शुरू करने के लिए इमारत में वापस बुलाया गया। सुविधाओं के बंद होने के दौरान, लाखों रिटर्न और पत्राचार आईआरएस को भेजे जाते रहे, जिन्हें यूएस पोस्टल सर्विस द्वारा वितरित किया गया और परिसर की इमारतों के बाहर कंटेनरों में ढेर कर दिया गया। प्रबंधन और कर्मचारियों को इमारत में वापस लौटने पर कई लॉजिस्टिक चुनौतियों का सामना करना पड़ा, क्योंकि कोविड-19 की अनिश्चितता के कारण सामाजिक दूरी बनाए रखना और रोग नियंत्रण और रोकथाम केंद्रों द्वारा निर्धारित अन्य नीतियों का पालन करना आवश्यक था।

इन्वेंट्री बैकलॉग चुनौतियों के अलावा, आईआरएस को कई करदाता राहत कार्यक्रम लागू करने का निर्देश दिया गया था, जिसमें प्रोत्साहन भुगतान के तीन दौर और एक मासिक बाल कर क्रेडिट कार्यक्रम शामिल था, जिसके लिए लाखों परिवारों को छह महीने का भुगतान जारी करना आवश्यक था। इन सामाजिक लाभ जिम्मेदारियों ने पहले से ही सीमित संसाधनों पर अतिरिक्त दबाव डाला। और 2021 के फाइलिंग सीज़न के बीच में, कांग्रेस ने एक अधिनियम बनाया $10,200 आय बहिष्करण 2020 के दौरान बेरोजगारी लाभ प्राप्त करने वाले कुछ करदाताओं के लिए। बहिष्करण के लिए आईआरएस को लाखों दाखिल और संसाधित 2020 व्यक्तिगत आयकर रिटर्न पर कर देनदारियों की पुनर्गणना करने और रिफंड जारी करने की आवश्यकता थी। इन पुनर्गणनाओं को करने में आईआरएस को कई महीने लग गए, जिसके लिए लाखों रिटर्न के लिए दोहरावपूर्ण कार्य की आवश्यकता थी।

यह समझने के लिए कि महामारी के कारण कर प्रशासन की चुनौतियाँ क्यों बनी हुई हैं, उस पृष्ठभूमि को ध्यान में रखना ज़रूरी है। लेकिन इस ब्लॉग में, मैं सकारात्मक पहलुओं पर ध्यान केंद्रित करना चाहता हूँ। आईआरएस की सबसे बड़ी संपत्ति उसके कर्मचारी हैं। कैनसस सिटी कैंपस सबमिशन प्रोसेसिंग और अकाउंट्स मैनेजमेंट के साथ-साथ टैक्सपेयर एडवोकेट सर्विस, परीक्षा और संग्रह सहित अन्य आईआरएस कार्यों का घर है। कैंपस में 100 से ज़्यादा कॉलेज हैं। 4,600 कर्मचारियों से अधिक और 1.3 लाख वर्ग फुट अंतरिक्ष की।

राष्ट्रीय करदाता अधिवक्ता के रूप में, मैंने पहले इस परिसर का दौरा किया, स्थानीय प्रबंधन से मुलाकात की, चुनौतियों पर चर्चा की और अपडेट प्राप्त किए। लेकिन यह पिछला सप्ताह अलग था। अन्य व्यावसायिक इकाइयों के मेरे कई सहयोगियों के साथ, मुझे मेल रूम में हमारे परिसर के कर्मचारियों के साथ कंधे से कंधा मिलाकर काम करने का सम्मान मिला और उनके काम के लिए एक अलग दृष्टिकोण और प्रशंसा प्राप्त हुई। पिछले दो हफ्तों के दौरान, अन्य सहयोगियों ने प्रसंस्करण असेंबली लाइन के अन्य हिस्सों में कई परिसरों में काम किया।

मैंने न केवल प्रत्यक्ष रूप से देखा कि हमारे मेल रूम कर्मचारी हर दिन क्या करते हैं, बल्कि मुझे यूनिट 31106 के सबमिशन प्रोसेसिंग क्लर्कों के साथ काम करने का सम्मान भी मिला। लाइन प्रबंधन और क्लर्क हमारी वर्तमान स्थिति से अनभिज्ञ थे और उन्होंने मान लिया कि हम उनकी यूनिट में नियुक्त पुनर्वितरित कर्मचारी हैं; हालाँकि, हमारे जाने से कुछ समय पहले, हमने उनकी नियमित समूह बैठक में भाग लिया, अपना परिचय दिया और अपनी स्थिति के बारे में बताया। मेरा मानना ​​है कि वे आश्चर्यचकित थे और मिशन में उनके साथ शामिल होने के लिए हमारी सराहना की।

जैसा कि आप कल्पना कर सकते हैं, मेल रूम के काम में अमेरिकी डाक सेवा और निजी डिलीवरी सेवा कंपनियों द्वारा वितरित मेल की प्राप्ति और प्रसंस्करण शामिल है। डिलीवरी की संख्या वर्ष के दौरान बदलती रहती है, और चरम पर पिछले साल, कैनसस सिटी को प्राप्त हुआ 25 लाख मेल के टुकड़े जिसमें 100 से अधिक का प्रसंस्करण शामिल था 14.8 लाख कागजी रिटर्न. इस साल, परिसर को प्राप्त हुआ है 24 लाख मेल के टुकड़े से अधिक और 12 लाख रिटर्न संसाधित हो गए हैं तारीख तक।

इस विशाल जगह के बीच में खड़े हुए बिना यह कल्पना करना मुश्किल है कि IRS कर्मचारी हर दिन किस तरह की चुनौतियों का सामना करते हैं। जैसे ही आपकी नज़र उस क्षेत्र को स्कैन करती है, आपको कागज़ से भरी गाड़ियों की अंतहीन कतारें दिखाई देती हैं। ये गाड़ियाँ सभी प्रसंस्करण चरणों से गुज़रती हैं और पूरे भवन में स्थित होती हैं। गाड़ियाँ मेल रूम क्षेत्र से मैन्युअल प्रोसेसिंग, बैचिंग, कोड और संपादन, मैन्युअल ट्रांसक्रिप्शन (IRS के सिस्टम में लाइन-बाय-लाइन प्रविष्टि के लिए), त्रुटि समाधान प्रणाली (ERS), और दस्तावेज़ लोकेटर नंबर की नियुक्ति तक जाती हैं। त्रुटियों वाले रिटर्न को मानव असेंबली लाइन से बाहर निकाला जाता है और अतिरिक्त मैन्युअल कार्य के लिए सौंपा जाता है। आखिरकार, सभी रिटर्न और पत्राचार फाइलिंग और स्टोरेज के लिए प्रक्रिया के अंत में चले जाते हैं।

जो प्रक्रिया अव्यवस्थित प्रतीत होती है, वह वास्तव में एक अत्यधिक संगठित प्रक्रिया है जो कर्मचारियों के लिए तो सही है, लेकिन पूरी प्रक्रिया के दौरान इसमें अनेक लोगों के सहयोग की आवश्यकता होती है।

दुर्भाग्य से, आईआरएस ने टैक्स रिटर्न और पत्राचार को संसाधित करने के लिए दशकों से एक ही मानव असेंबली लाइन का उपयोग किया है। टैक्स रिटर्न और पत्राचार को उनके गंतव्य तक पहुंचने से पहले दर्जनों कर्मचारियों द्वारा छुआ जाता है।

• डाक डॉक पर पहुंचती है और सर्विस सेंटर स्वचालित मेल प्रोसेसिंग सिस्टम मशीन द्वारा उसे छांटा जाता है, जो लिफाफे पर प्राप्ति की तारीख छापती है, लिफाफे को खोलने के लिए उसके निचले हिस्से को काटती है, प्रत्येक छांटाई की गिनती करती है, तथा वापसी और पत्राचार की श्रेणियों में प्रारंभिक छांटाई करती है।
• इसके बाद डाक और पत्राचार डिलीवरी को कई लिपिक समूहों में विभाजित किया जाता है, जिसमें खोले गए लिफाफों को खोलना, तारीख लगाना, छांटना और कैंडलिंग करना शामिल है, जो कागज के प्रसंस्करण में पहला कदम है क्योंकि फाइलें बैचिंग, कोड और संपादन, प्रतिलेखन और प्रसंस्करण की ओर बढ़ती हैं। ERS.
• इस दौरान, कर्मचारी स्टेपल हटाते हैं, आंतरिक राजस्व मैनुअल के अनुसार कागज़ात को क्रम में रखते हैं, और फिर उन्हें फिर से स्टेपल करते हैं और प्रसंस्करण के लिए छाँटते हैं। यह मानते हुए कि कोई समस्या नहीं है, रिटर्न संसाधित किए जाते हैं, और रिफंड का भुगतान किया जाता है।
• अगर रिटर्न में कोई समस्या है, तो उसे प्रक्रिया से बाहर निकाल दिया जाता है और उस फ़ंक्शन को भेज दिया जाता है जो उस समस्या को संबोधित करता है। उदाहरण के लिए, अगर रिटर्न में हस्ताक्षर नहीं है, तो उसे करदाता को वापस भेजा जाना चाहिए; अगर किसी इकाई के वर्गीकरण में कोई समस्या है, तो उसे इकाई इकाई में स्थानांतरित कर दिया जाएगा; या अगर कोई गणितीय त्रुटि है, तो एक नोटिस जारी किया जा सकता है और करदाता आम तौर पर लिखित में जवाब देंगे, जिससे ढेर में और वृद्धि होगी।

यह एक अति सरलीकरण है, क्योंकि रिटर्न को डाक से प्राप्त करने से लेकर रिटर्न दाखिल होने तक की पूरी प्रक्रिया में कर्मचारियों को कई अतिरिक्त कदम उठाने होते हैं।

अपने कुछ सहकर्मियों के साथ, मुझे एक्सट्रैक्शन मेल रूम में नियुक्त किया गया। वहाँ काम करने के दौरान, मेरी मुलाक़ात कई बेहतरीन कर्मचारियों से हुई।